Ab dem Jahr 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht – ein Schritt, der die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland deutlich voranbringen soll. Doch während viele Unternehmerinnen und Unternehmer die elektronische Rechnungspflicht als bürokratische Last empfinden, liegt darin eine große Chance: Weniger Papier, weniger Fehler, mehr Transparenz.

Trotz klarer Vorteile kursieren zahlreiche Mythen rund um die Umstellung auf E-Rechnungen. In diesem Beitrag zeigen wir Dir die 5 größten Irrtümer zur E-Rechnungspflicht 2025 – und wie Du sie mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem wie GREYHOUND DMS clever umgehst.

🛑 Irrtum #1: "Die E-Rechnungspflicht betrifft nur große Unternehmen."

Fakt: Die elektronische Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Was ab 2025 gilt:

1. Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
2. Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz müssen strukturierte E-Rechnungen ausstellen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD)

➡️ Was das bedeutet: Auch kleinere Betriebe sind betroffen. Wer sich zu spät vorbereitet, riskiert hohe Umstellungskosten und Chaos in der Buchhaltung.

🛑 Irrtum #2: "Ein PDF ist doch eine E-Rechnung."

Fakt: Ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorschriften.

Anforderungen an eine gültige E-Rechnung:

1. Strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD
2. Muss automatisiert verarbeitet werden können

➡️ Was das bedeutet: Wer weiterhin nur PDF-Rechnungen verschickt, verstößt gegen die Vorschriften – mit potenziellen steuerlichen Konsequenzen.

🛑 Irrtum #3: "Die Umstellung auf E-Rechnung ist kompliziert und teuer."

Fakt: Mit einem geeigneten Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie GREYHOUND wird die Umstellung zum Kinderspiel.

Vorteile einer DMS-Lösung:

1. Automatischer Empfang und Zuordnung eingehender Rechnungen
2. Reduktion manueller Arbeit und Vermeidung von Fehlern
3. Schnelle Freigabeprozesse und digitale Archivierung

➡️ Was das bedeutet: Die Investition in ein DMS wie GREYHOUND zahlt sich schnell aus – mit mehr Effizienz und weniger Verwaltungsaufwand.

🛑 Irrtum #4: "Für die Umstellung haben wir noch genug Zeit."

Fakt: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt bereits seit 2025.

Übergangsregelung für den Versand:

1. Ja, es gibt eine Übergangsfrist – aber Unternehmen sollten nicht bis zur letzten Minute warten
2. Späte Umstellung = hoher Druck & erhöhtes Fehlerrisiko

➡️ Was das bedeutet: Wer jetzt handelt, kann die neuen Prozesse sauber einführen und später stressfrei arbeiten.

🛑 Irrtum #5: "Ein DMS lohnt sich nur für große Firmen."

Fakt: Ein DMS bringt Vorteile für Unternehmen jeder Größe – vom Einzelunternehmen bis zum Mittelständler.

Was ein DMS wie GREYHOUND leistet:

1. Zentrale Ablage aller Dokumente wie Rechnungen & Verträge
2. Automatische Zuordnung & GoBD-konforme Archivierung
3. Rechtssicherheit & digitale Freigabeprozesse ohne Medienbrüche

➡️ Was das bedeutet: Spätestens mit der E-Rechnungspflicht 2025 wird ein digitales Dokumentenmanagement unverzichtbar.

✅ Die E-Rechnung als Chance – Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht ist kein bürokratisches Monster, sondern ein echter Gamechanger. Unternehmen, die jetzt digitalisieren, sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil:

1. Mehr Transparenz & Kontrolle: Dokumente sind jederzeit abrufbar
2. Weniger Fehler, schnellere Prozesse: Automatisierung entlastet das Team
3. Rechtskonformität: GoBD- & revisionssichere Archivierung
4. Effiziente Zusammenarbeit: Zentrale Zugriffsmöglichkeiten für alle Abteilungen
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🚀 Unser Fazit: Jetzt handeln statt später bereuen!

Die E-Rechnung kommt – ob wir wollen oder nicht. Wer sich rechtzeitig vorbereitet, profitiert doppelt: von einem gesetzeskonformen Rechnungswesen und einem digital optimierten Geschäftsprozess.

Melden Sie sich gerne und wir beraten Sie dazu!